Company News

หัวหน้างาน สร้าง Timeline วางแผนงานอย่างไรให้เป็นระบบ เพื่อได้งานที่มีประสิทธิภาพ

สำหรับหัวหน้างานที่กำลังหัวหมุนอยู่กับงานตรงไหน งานเก่าก็ยังไม่เสร็จ งานใหม่ก็กำลังเข้ามา ไหนจะมีนัดหมายสำคัญที่ต้องออกไปประสานงานกับลูกค้าอีก ปริมาณงานที่ต้องทำก็ไม่มีทีท่าว่าจะหมดลงง่ายๆ วันนี้มีเคล็ดลับมาฝากค่ะ ที่จะช่วยให้ทุกคนในทีมทำงานพร้อมกันอย่างบรรลุเป้าหมาย แถมได้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ส่วนวิธีจัดการงานอย่างไรให้บรรลุเป้าหมายนั้นมาดูกันเลยค่ะ

1. เตรียมทุกอย่างให้พร้อม

ควรวางแผนงานคร่าวๆ ตั้งแต่วันนี้ ดูว่าในวันพรุ่งนี้เราต้องทำอะไรบ้าง จากนั้นให้มองภาพรวม ว่างานไหนสำคัญต้องส่งบ้าง งานไหนเร่งด่วน และมอบหมายงาน ให้ลูกน้องคนอื่นทำได้ วางแผนตารางงานให้ชัดเจน จะช่วยให้เรามองเห็นภาพในแต่ละวันง่ายขึน

2. เริ่มงานตอนเช้าด้วยการกระตุ้นทีมงาน

กำหนดประชุมย่อย หรือไคเซนแนวญี่ปุ่น คือ ให้ทีมสรุปงานที่ทำเมื่อวาน มีงานอะไรที่คั่งค้าง ต้องส่ง ต้องทำ ลิสต์งานออกมา เพื่อจะได้วางแผนงานต่อไป หากงานเต็มล้นมือจะได้ให้ทีมงานคนอื่น ช่วยเหลือ หรือมอบหมายงานใหม่ ให้ได้ถูกคนยิ่งขึ้น ลดความผิดพลาดในการส่งงาน และเป็นการควบคุมคุณภาพงานขึ้นอีกด้วย

3. ช่วยบ่าย ให้มีการติดตามงาน

เพื่อดูความคืบหน้าของงาน ว่ามีการติดขัดตรงไหนหรือไม่ ต้องการคำปรึกษาหรือเปล่า หากทีมงานไม่เข้าใจ Process จะได้อธิบายความชัดเจน ทำให้งานราบรื่น และเร็วยิ่งขึ้น

4. ก่อนเลิกงาน ตรวจสอบความผิดพลาด

พิจารณาดูว่า มีข้อผิดพลาดตรงจุดไหนที่ต้องปรับแก้หรือไม่ เผื่อว่า ลูกค้าเปลี่ยนแผนโปรเจ็คต์ หรืออุปกรณ์ไม่เพียงพอ มาร่วมกันประชุม เพื่อแก้ปัญหา ไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในการทำงาน และให้จดบันทึกว่ามีข้อผิดพลาดหรือปัญหาอะไรในชิ้นงาน ผลลัพธ์ในงานมีอะไรเกิดขึ้นบ้าง เพื่อจะได้วางแผนการทำงานในวันพรุ่งนี้ได้ง่ายขึ้น

เพราะในแต่ละวัน เราไม่อาจรู้ล่วงหน้าว่า จะมีปัญหา หรือความยุ่งยากอะไรในงานเกิดขึ้นบ้าง การวางแผน ตรวจสอบและทำการแก้ไขให้ทันท่วงที จะทำให้เราจัดการงานทุกอย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรือใช้หลักของ PDCA

คือ P = Planning วางแผนการทำงานอย่างรอบคอบทุกๆ เช้า จากนั้น D = Do คือ ลงมือทำตามระบบที่วางไว้เพื่อให้ผลลัพธ์ร่วมกันที่เกิดขึ้น แล้วทำการ C = Check คือ ตรวจสอบการทำงานของทีมงานอย่างเป็นระยะ เพื่อให้มั่นใจว่า งานเดินหน้าไม่มีปัญหาอะไรเกิดขึ้น จากนั้นทำการตรวจสอบ A = Act เพื่อให้งานสำเร็จสมบูรณ์จริงๆ  เพราะหากมีปัญหาเกิดขึ้น จะได้ทำการ Take Action แก้ไขปัญหาไม่ให้สะสมหรือลุกลามจนใหญ่โต หากเราสามารถทำได้แบบนี้ ด้วยการสร้างนิสัยในการทำงานทุกๆ วัน ก็จะได้งานที่ทันเวลาและมีประสิทธิภาพแล้วค่ะ 

การสร้าง Timeline ที่ดีจะทำให้งานเป็นระบบระเบียบยิ่งขึ้น รวมถึงการสื่อสารที่ดีจะทำให้ทีมงานเข้าใจเป้าหมายของงานในทิศทางเดียวกัน และจะให้ดียิ่งขึ้นไปอีก หากนำระบบเทคโนโลยีมาใช้ในการจัดสรรทรัพยากรบุคคล ทั้งระบบลาออนไลน์ จัดการโบนัส การขาด ลา มาสายจะเป็นตัวกระตุ้นทีมงานให้มีแรงฮึกเหิมในการปฏิบัติงานยิ่งขึ้น เพราะระบบมีความแม่นยำสูง สามารถบริหารงานบุคคลได้อย่างรวดเร็ว อย่างโปแกรม PeoplePlus HCM v.11 ซึ่งถือว่า ตอบโจทย์งาน HR เป็นอย่างมาก ทำให้ลดต้นทุน ทั้งเอกสารและงานบุคคล ให้เรามีเวลาโฟกัสที่งานและเป้าหมายยิ่งขึ้น สำหรับองค์กรใดที่กำลังมองหา โปรแกรมบริหารงานบุคคล ที่ฟังก์ชันครบ ใช้งานง่ายสะดวกสบาย สามารถติดต่อสอบถามข้อมูลได้นะคะ ทางทีมงานยินดีรับใช้และให้บริการค่ะ